Manual do Utilizador

Introdução

O software de Gestão de Serviços foi desenvolvido em Cloud Computing, em que a base de dados é disponibilizada em servidor web (internet), sendo que é necessário instalar o aplicativo no seu computador/portátil.
O MOM System Services está adaptado a qualquer tipo de serviços. Permite total autonomia por parte dos Clientes, é totalmente flexível e modularizado, permitindo upgrades para módulos específicos que venham a surgir agregados a esta solução.

Pré-requisitos de utilização

Dado que o MOM System foi desenvolvido em Cloud Computing é necessário que tenha acesso à Internet para poder aceder ao software e recomendamos a existência de uma largura de banda mínima de 1 Mbps.

Ativação da Conta

Após clicar no botão para experimentar a demo do software, são-lhe pedidos os seguintes dados:
-Nome:*
-Nome da empresa:*
-NIF:*
-Email:*
-Contacto: não é obrigatório

1 – Visão Geral do Software MOM System Service

Apresentamos uma visão sucinta da organização estrutural e funcional do MOM System Service através de uma estrutura circular que interliga todas as funcionalidades do software (Figura 3). Este software consiste numa plataforma que integra várias ferramentas digitais de Gestão, nomeadamente: Gestão de Emails; Gestão de Entidades (fornecedores, clientes e outros); Gestão de Orçamentos e Adjudicações; Gestão de Ordens de Serviço; Gestão de Recursos Humanos; Gestão de Contas Correntes de Clientes; Gestão Financeira (Integração com o SAFT); Gestão de Contas Correntes de Fornecedores; Gestão de Utilizadores; Gestão Documental. Todas estas funções estão disponíveis num único software que lhe permite acompanhar/ gerir todos os seus projetos, desde o planeamento até à execução e finalização. Planeie, organize e acompanhe o desenvolvimento do trabalho da sua equipa.

2 – Módulo de Utilizadores

O módulo de utilizadores é composto pelo grupo de botões “Novo” para criar um novo utilizador e “Modificar” para modificar um utilizador já existente (ponto 2.1), “Perfis” onde pode gerir utilizadores e criar permissões (ponto 2.2) e “Configurações” onde encontra as configurações da empresa (ponto 2.3).

2.1 – Novo/Modificar Utilizador

Relembramos que, ao iniciar sessão pela primeira vez, deve alterar a password do utilizador criado aquando da subscrição para uso do software e tem de configurar os dados da Empresa e os dados de utilizador.

A palavra-passe deve ter no mínimo 9 caracteres (13 caracteres para utilizadores com acesso privilegiado) e ser complexa. A sua composição deverá exigir a inclusão de 3 dos 4 seguintes conjuntos de caracteres: letras minúsculas (a…z), letras maiúsculas (A…Z), números (0…9) e caracteres especiais (~ ! @ # $ % ^ & * ( ) _ + | ` – = \ { } [ ] : “ ; ‘ < > ? , . /). Poderá, em alternativa, ser constituída por frases ou excertos de texto longo conhecidos pelo utilizador, sem caracter de «espaço». As palavras-passe são encriptadas e a nossa equipa não tem acesso às mesmas, pelo que recomendamos que as guarde em lugar seguro.

2.1.1 – Configuração de Conta de Email

Poderá configurar manualmente a sua conta de email, utilizando as configurações apresentadas nas tabelas 3, 4 ou 5, para emails com domínio próprio como Gmail ou Outlook.

Para poder configurar a sua conta de email no MOM System Services, clique duas vezes no utilizador que pretende e abra uma nova janela “Modificar Utilizador – nome utilizador” (Figura 10).

2.1.2 – Assinatura de Email

Na secção “Assinatura de Email” poderá optar por utilizar a assinatura global da empresa ou personalizá-la por utilizador, selecionando a caixa de opção. Para criar a assinatura de email, clique no botão “Modificar” para abrir a janela apresentada na Figura 11; poderá criar a assinatura em modo de texto ou em HTML, selecionando a respetiva aba. Após criar a assinatura, poderá pré-visualizar a mesma, clicando no botão “Visualizar”. Se pretende utilizar a assinatura global, previamente criada, em todos ou alguns utilizadores, apenas terá de selecionar a caixa de opção “Usar Assinatura Global” no respetivo utilizador.

2.2 – Perfis de Utilizador

No MOM System Service, é possível gerir perfis de utilizadores e criar e modificar permissões para cada perfil de utilizador (ex.: administração, gestão, RH, projetista, desenhador). Para criar um perfil de utilizador, clique em “Novo”; para modificar um já existente, clique em “Modificar”; para eliminar, clique em “Eliminar”; ou para duplicar, clique em “Duplicar” (ver Figura 12).

2.3 – Configurações

Esta funcionalidade serve para definir algumas configurações da empresa, nomeadamente o campo da localização que é usado no pdf gerado através do módulo “Propostas” e o papel de carta que poderá ser o fundo de página ou definindo separadamente, o cabeçalho e o rodapé (Figura 14). O nome da empresa e o NIF estarão previamente preenchidos, de acordo com os dados efetuados aquando do registo no software.

3 – Módulo de Gestão de Emails

O sistema de gestão de emails permite o envio e receção de emails de uma ou mais contas de email. Permite, também, a associação de emails a uma entidade (cliente, fornecedor ou outro), configuração de assinatura de email individual e institucional por utilizador (consulte o ponto 2.1), recibos de leitura, arquivo e emails automáticos personalizados e periódicos.

3.1 – Visão Geral de Emails

Para visualizar um email (Figura 17), basta clicar no email pretendido e, abaixo, encontra o conteúdo do email. Para responder, clique no botão apresentado na Figura 17 – número 1; para responder a todos, clique no botão apresentado na Figura 17 – número 2; e para reencaminhar o email, clique no botão apresentado na Figura 17 – número 3.

3.2 – Criar Novo Email

Na criação de um novo email, o campo “De” aparece preenchido com o email configurado no módulo utilizador, estando disponível para preenchimento os campos “Para”, “Cc” e “Bcc” e os respetivos botões que podem ser utilizados para adicionar/selecionar o(s) email(s) inseridos na secção contactos das entidades, o campo assunto e o corpo da mensagem de email. É possível ativar a caixa de seleção para solicitar recibo de leitura do email, guardar em rascunho, eliminar e adicionar um ou vários anexos (Figura 20).

3.3 – Email Automático

Após clicar no botão “Emails Auto” (Figura 16 – número 6) abre uma janela com as várias mensagens de email automáticas criadas anteriormente; é possível criar nova mensagem, modificar e eliminar (Figura 21).

3.3.1 – Tipos de Email de Resposta Automática

No MOM System Service, é possível gerir tipos de email de resposta automática para diferentes ausências profissionais dos utilizadores do software. Ao clicar no ícone (roda dentada) que se encontra à direita do campo “Tipo de mensagem” na janela apresentada na Figura 22, vai abrir uma outra janela com as funcionalidades de criar ou modificar mensagens existentes, Figura 23.

3.4 – Pesquisa Avançada – Gestão de Emails

Para poder utilizar a pesquisa avançada de emails, clique para abrir o módulo “Emails” e, posteriormente, no botão “Pesquisar” (Figura 24). Consequentemente, abre uma nova janela de “Pesquisa de Emails”, onde poderá pesquisar emails, podendo utilizar um ou mais critérios de pesquisa.

4 – Módulo de Calendário

Relativamente ao módulo Calendário (Figura 27), é possível ter uma visão geral mensal, semanal ou diária dos eventos agendados ou poderá, ainda, visualizar a listagem dos eventos em modo Lista.

5 – Módulo de Entidades

Este módulo permite ao utilizador gerir todas as entidades com quem trabalha, cliente, fornecedor ou outro, criar uma listagem com as localizações de diferentes instalações da entidade e respetivos contactos, assim como aceder à conta corrente de clientes e fornecedores e verificar o estado atual da entidade. Permite, ainda, associar os emails recebidos e enviados à respetiva entidade ou às pessoas adicionadas em cada entidade.

5.1 – Entidades: Propriedades

Após clicar no botão “Nova”, a janela “Modificar Entidade” abre com o separador “Propriedades” selecionado (Figura 39). Neste separador, encontram-se os campos nome (designação usada nos diferentes módulos do software para facilitar identificação da entidade pelos colaboradores e respetivos departamentos da empresa) e nome completo da entidade (designação oficial da entidade e utilizado nos documentos gerados pelo software para envio ao cliente, fornecedor ou outro), código da entidade (número interno opcional), avaliação da entidade, NIF, sítio da internet, atividade, domínio (após preenchido, por exemplo, esferacritica.pt, todos os emails enviados e recebidos de/para @esferacritica.pt serão guardados na pasta “Entidades” do módulo Emails. Consultar os pontos 3.1 e 5.4), o tipo de entidade (cliente, fornecedor, outro ou se é em simultâneo estes 3) e a caixa de combinação “Inativa” para ativar ou inativar a entidade. Pode, também, escrever observações que considere pertinentes acerca da entidade.

5.2 – Entidades: Instalações e Contactos

Após preencher todos os parâmetros das propriedades, poderá passar para o próximo item do painel lateral esquerdo, separador “Inst./Contac.” (Figura 42). Clique no botão “Novo” no canto superior direito, na mesma janela, para poder adicionar os dados da entidade nos respetivos campos “Instalações” (Sede/Filial), “Morada”, “Código Postal”, “Localidade”, selecione o “País” na caixa de combinação. Preencha os campos “GPS Coord.” para inserir as coordenadas da localização da empresa e o “Link GMaps” para colocar o link do Google Maps. Posteriormente, clique no botão colocado à frente do campo “Link GMaps” para poder abrir diretamente no Google maps a localização da entidade.

5.3 – Entidades: Pessoas

No separador “Pessoas” poderá adicionar todas as pessoas que trabalham na entidade ou apenas aquelas com quem trabalha. Para adicionar uma nova pessoa, deverá clicar no ícone novo, que se encontra no canto superior direito da sua janela e irá abrir uma janela nova para poder adicioná-la (Figura 45).

5.4 – Associar Emails recebidos e enviados à Entidade

A partir do momento em que o(s) email(s) e/ou o domínio são inseridos nos respetivos campos, todos os emails enviados e recebidos (para esse email e/ou @domínio) por todos os utilizadores do software, a partir desse momento, serão guardados na pasta “Entidades” e respetiva subpasta que se encontram no módulo Emails.
Na parte inferior da janela, encontra dois botões para associar emails recebidos à entidade e associar emails enviados à entidade, por uma determinada data ou desde o início do uso do MOM System Services.

5.5 – Entidades: Contas Correntes de Clientes

No caso da entidade estar definida como Cliente, ao clicar no botão “CC Clientes” no painel lateral, o separador “Contas Correntes Clientes” abre e, então, poderá visualizar as faturas e as notas de crédito da entidade, data do documento e vencimento e os valores debitados ou creditados (Figura 49).

5.6 – Entidades: Contas Correntes de Fornecedores

No caso da entidade estar definida como Fornecedor, é disponibilizado o separador Conta Corrente de Fornecedores “CC Forn.”, onde é possível visualizar a respetiva conta corrente, faturas, notas de crédito, faturas proforma, confirmação de encomenda e adiantamento de fornecedores, os dados dos documentos e os diferentes tipos de pagamento (Figura 57). Embora o funcionamento do módulo “Conta Corrente de Fornecedores” seja explicado no ponto 7, aqui poderá ter acesso à vista geral da conta corrente por fornecedores.

5.7 – Entidades: Pesquisa avançada

Para utilizar a pesquisa avançada de entidades, clique para abrir o módulo “Entidades” e, posteriormente, no botão “Pesquisar” (Figura 64), o abre uma nova janela de “Pesquisa de Entidades”, onde poderá pesquisar a entidade que pretende, utilizando um ou mais critérios de pesquisa.

6 – Contas Correntes de Clientes (CC Clientes)

Nas contas correntes clientes, poderá anexar faturas e importar ficheiros SAFT, permite fazer um desconto a um cliente específico, lançar pagamentos em dinheiro, cheque ou transferência bancária e ainda controlar as faturas a pagamento e/ou vencidas.

6.1 – Contas Correntes de Clientes: Pagamento em Cheque ou Numerário

Para poder confirmar o pagamento de uma fatura, é necessário selecionar a fatura que pretende e clicar no botão “Cheq./Num”. Irá abrir uma nova janela “Pagamentos de Clientes”, onde se encontram as faturas pendentes de pagamento; na barra superior, selecione a data da fatura vencida no campo “Pagar Faturas Vencidas até” e a data de pagamento no campo “Data de Pagamento”. Quando selecionar o valor total a receber na caixa de seleção “A Receber” o valor total das faturas que selecionou, este é introduzido automaticamente no campo “Total Selecionado” no canto direito da barra superior da janela (Figura 72).

6.2 – Contas Correntes de Clientes: Nova e Modificar Nota

Para adicionar nova nota, selecione a fatura que pretende e clique no ícone “Nota”, o que abrirá a janela “Modificar Fatura / NC”. Nesta janela, poderá modificar os dados da sua fatura e visualizar o documento, bem como inserir uma nova nota (Figura 73). Quando terminar, clique em “Aplicar” e “Fechar”. Se pretender modificar, basta selecionar a fatura e clicar no botão “Modificar”.

6.3 – Contas Correntes de Clientes: Importar SAFT

De forma a inserir todas as faturas e notas de crédito emitidas no seu software ERP, é possivel importar um ficheiro SAFT, sempre que achar oportuno, onde tem toda a informação fiscal e contabilística da sua empresa. Clique em “Importar SAFT”, o que abrirá uma janela para poder selecionar o ficheiro no computador (Figura 74). Após selecionar, clique em “Abrir” para importar. Posteriormente, abre uma nova janela com a importação do documento (Figura 75).

7 – Contas Correntes de Fornecedores (CC Fornecedores)

Nas Contas Correntes Fornecedores, poderá lançar movimentos manuais (acertos de conta corrente), enviar para transferência bancária e gerar Excel para importação no homebanking, confirmar transferências bancárias e lançar pagamentos em dinheiro ou em cheque.

7.1 – Contas Correntes de Fornecedores: Enviar para Transferência Bancária

Para enviar uma fatura para transferência bancária, selecione a fatura e clique no botão “Enviar p/ TB”. Irá abrir uma nova janela, “Enviar para Tanf. Bancária”, onde poderá selecionar, na barra superior, a data de faturas vencidas no campo “Pagar Faturas Vencidas até:” e também visualizar o valor total das faturas que deseja enviar para pagamento no campo “Total Selecionado” (Figura 82).

7.2 – Contas Correntes de Fornecedores: Gerar Pagamentos por Transferência Bancária

Depois de clicar no botão “Enviar para Transf. Bancária”, a fatura é enviada automaticamente para a pasta “A Pagar” do módulo “Email” (este parâmetro só é permitido a contabilistas ou gestores da empresa). Poderá visualizar os seguintes campos na tabela “Entidade”, onde verifica a listagem das entidades e as várias faturas para pagamento: “Data Doc.” a data do documento, “Data Venc.” a data de vencimento, “Valor”, “Valor líquido”, “Desconto” (caso se verifique), “A Pagar” valor a pagar, “Valor Pendente” valor pendente e “Notas” (Figura 84).

7.4 – Contas Correntes de Fornecedores: Pagamentos Gerados

Tal como o nome indica, na janela “Pag. Gerados”, poderá visualizar a lista de todos os pagamentos gerados. Na tabela inicial, pode visualizar a referência do documento em “Referência”, a data do documento em “Data Doc.”, o utilizador que criou e o documento em “Utilizador” e o documento em Excel gerado em “Excel Gerado” (Figura 90).

7.5 – Contas Correntes de Fornecedores: Pagamento em Cheque ou Numerário

Os botões “Cheque” ou “Numerário” funcionam da mesma forma que o explicado no ponto 6.1 – Contas Correntes Clientes: Pagamento Cheque/Numerário, mas, neste caso, destinado a Fornecedores.
Irá abrir uma nova janela “Pag. Cheque/Num.”, onde se encontram as faturas pendentes de pagamento. Na barra superior, selecione a data da fatura vencida no campo “Pagar Faturas Vencidas até” e a data de pagamento no campo “Data de Pagamento”. Quando seleciona o valor total a pagar na caixa de seleção “A Pagar”, o valor total das faturas que selecionou é introduzido automaticamente no campo “Total Selecionado”, no canto direito da barra superior da janela (Figura 92).

7.6 – Contas Correntes de Fornecedores: Exportar Contas Correntes

No botão “Exportar CC”, pode exportar a lista de contas correntes completa ou escolher a data em que pretende exportar a lista de contas correntes.
Clicando no botão “Exportar CC”, irá abrir uma nova janela, “Lista de Contas Correntes” (Figura 93). Poderá escolher a lista completa de Contas Correntes, selecionando a caixa de opção “Completo” (Figura 93 – número 1) ou entre uma data específica, selecionando a caixa de opção “Entre” e definindo a data de início e fim que pretende (Figura 93 – número 2).

7.7 – Contas Correntes de Fornecedores: Nova e Modificar Nota

No botão “Nota”, é possível acrescentar uma nota à fatura, podendo visualizar uma breve descrição da fatura ou nota de crédito e inserir notas. Selecione a fatura que pretende e clique em “Nota”, o que abrirá uma nova janela “Fatura associada – Número da OS – Descrição da OS”. Preencha o campo “Notas”, clique em “Aplicar” para guardar a nova nota e, posteriormente, em “Fechar” (Figura 96).

8 – Propostas

O módulo “Propostas” permite gerar documentos de orçamentos em pdf e permite estruturar a proposta por serviços com o valor de venda sem IVA por serviço ou artigo, permitindo, assim, que qualquer utilizador com as respetivas permissões crie orçamentos de acordo com os valores pré-definidos pelo responsável da empresa. Permite, também, associar emails e documentos a cada orçamento.

8.1 – Propostas: Propriedades

Para criar uma proposta, clique no botão “Novo”, que irá abrir a janela “Nova Proposta”, onde deverá preencher os campos: “Referência: PRO” /Número/Ano, “Estado” (Em Elaboração/ Aprovado), “Cliente” com o nome da entidade ou selecionando a entidade pretendida na caixa de combinação (caso tenha atribuído avaliação à entidade o campo que se encontra à frente da caixa de combinação será preenchido automaticamente com a avaliação correspondente, bem como os campos de contacto e email), “Data Proposta”, “Contacto”, “Email”, “Email – Cc” email com conhecimento, “Preço Total”, “Ativar Soma” para ativar o valor atribuído posteriormente, “Descrição” e “Comentários”. Nos comentários, poderá utilizar o botão direito do rato para recortar, colar, copiar, excluir e selecionar tudo (Figura 106).

8.2 – Propostas: Composição

Para iniciar a composição da estrutura de ordens de serviço da proposta, clique no botão “Criar” situado na primeira linha da composição (Figura 109).

8.2.2 – Novo Artigo Composto (Ordem de Serviço)

Para criar um artigo composto, clique no campo “Artigo (Cód):”, que se encontra na parte inferior da janela “Lista de Artigos Compostos (OS)”. É necessário criar um código de fácil utilização na sua empresa, números ou abreviaturas, ou seja, a melhor forma para a equipa de trabalho. Para além do código, clique no campo “Descrição” para criar a descrição do artigo (Figura 112).

8.2.3 – Criar Procedimentos

Selecione o artigo a que pretende adicionar o procedimento e clique no botão “Procedimentos” para criar um novo (Figura 113 – número 1), o que irá abrir a nova janela “Selecionar Itens e/ou Procedimentos” (Figura 113 – número 2), clique em “Gerir Itens e/ou Procedimentos” para criar os procedimentos que pretende (Figura 113 – número 3).

8.2.4 – Criar SubOS (Uma Ordem de Serviço dentro de outra Ordem de Serviço)

Para criar uma SubOS é necessário selecionar o artigo composto (Ordem de serviço) que pretende ou criar um novo artigo e ativar a caixa de seleção abaixo identificada “Esta ordem de serviço tem SubOS (subordem de Serviço)?”. Após ativar o visto na caixa de seleção, surge uma nova tabela abaixo para se criar as SubOSs (Figura 117).

8.3 – Propostas: Corpo

No separador “Corpo”, encontra-se o editor de texto para estruturar a proposta a enviar ao cliente. Antes de iniciar a proposta, verifique todos os parâmetros que tem disponíveis para definir o corpo de texto (Figura 123).

8.4 – Propostas: Documentos

No separador “Documentos”, é possível associar um documento ou email à proposta efetuada (Figura 126). Para associar um email, clique no botão “Associar Email” (Figura 126 – número 1), para associar um documento clique no botão “Associar Documento” (Figura 126 – número 2) e para desassociar selecione o documento ou email que pretende desassociar e clique no botão “Desassociar” (Figura 126 – número 3).

8.5 – Pesquisa Avançada – Propostas

Para utilizar a pesquisa avançada de propostas, clique para abrir o módulo “Propostas” e, posteriormente, no botão “Pesquisar” (Figura 132), abrindo uma nova janela de “Pesquisa de Propostas”, onde poderá pesquisar a proposta que pretende, utilizando um ou mais critérios de pesquisa.

9 – Adjudicações

No módulo “Adjudicações”, poderá criar uma adjudicação sempre que o cliente aprova uma proposta enviada, ou seja, é permitido criar uma adjudicação através de um orçamento já existente ou poderá também criar uma adjudicação e, posteriormente, associar uma proposta. De um modo geral, neste módulo, poderá associar Emails e Documentos a cada cotação e também criar/associar tarefas. Poderá, também, associar termos à cotação que servem para definir os prazos/condições de pagamento.

9.1 – Nova Adjudicação

No módulo “Adjudicações”, clique no botão “Novo” (Figura 135), que irá abrir uma nova janela no separador “Propriedades” (Figura 148) com os seguintes campos de preenchimento: “Referência ADJ” referência da adjudicação, “Criado por:” o utilizador que está a criar a adjudicação (é preenchido automaticamente), “Tipo” na caixa de combinação seleciona-se o tipo a que se destina a adjudicação (área) e, caso ainda não tenha tipos adicionados, clique no botão “Gerir Tipos”, que irá abrir uma nova janela “Gerir Tipos” (Figura 149), preencha o campo “Nome” com uma sigla ou números (por exemplo, INF) e o campo “Descrição” da área (por exemplo, Informática); caso pretenda eliminar um tipo, selecione esse tipo e clique no botão “Eliminar” situado à frente da descrição do tipo que selecionou. Clique em “Aplicar” para guardar o tipo que inseriu e “Fechar” para fechar a janela. Aconselha-se a criar todos os tipos utilizados na sua empresa para facilitar na criação de adjudicações, pois, posteriormente, terá apenas de selecionar o tipo pretendido.

9.2 – Adjudicação: Associar Proposta a Adjudicação

Para associar uma proposta à adjudicação que está a criar, clique em associar, no canto superior direito da janela “Modificar Adjudicação” (Figura 153). A janela “Selecionar proposta” com todas as propostas aprovadas existentes irá abrir e poderá selecionar o cliente que pretende na caixa de seleção do campo “Cliente”. De seguida, selecione a proposta que pretende e clique em “Ok”. A proposta fica automaticamente associada na sua lista de propostas (Figura 154).

9.3 – Adjudicação: Ordem de Serviço

No separador OS/SubOS poderá visualizar a descrição, a referência, a data de fim prevista da OS/SubOS que escolheu anteriormente e também o estado em que se encontra, bem como a percentagem do trabalho que já foi feito e a data de conclusão. Poderá aplicar um desconto a uma ordem de serviço, selecionando o campo “Desconto” (Figura 158 – número 1) e indicando qual o desconto que pretende aplicar. Para poder colocar o valor dos serviços indicados na OS/SubOS, clique no campo “Preço Total” (Figura 158 – número 2) e insira o valor. Irá verificar que os valores que acrescentou aos campos “Preço Total” irão somar automaticamente e serão apresentados no campo “Preço Total” (Figura 158 – número 3), situado no canto inferior esquerdo, em cima do botão “Fechar”. Caso aplique um desconto, o valor será descontado de imediato no “Preço Total” à frente do campo onde aplicou o desconto. Na parte inferior ao lado do campo “Preço Total” (Figura 158 – número 3), encontram-se os campos “Total Adjudicado”, onde poderá visualizar o valor de venda que inseriu anteriormente no separador “Propriedades”, campo “Preço (Venda)” e “Total de Custos”, onde poderá verificar o total de custos despendidos em horas de trabalho.

9.3.1 – Adjudicação: Adicionar Horas de Trabalho

Após clicar no botão “Horas”, irá abrir a Janela “Registo de Horas de Trabalho” (Figura 159) para fazer o registo. Na primeira caixa (Figura 159 – número 1) encontra-se o campo “Colaborador” previamente preenchido com o seu utilizador, mas, caso tenha permissão, poderá também inserir horas de trabalho em outros colaboradores. No campo data está por defeito o dia atual, mas poderá escolher a data em que pretende introduzir horas, no campo “Total Horas de Trabalho”, clicando e inserindo o número de horas trabalhado na OS/SubOS. No canto inferior direito da janela, poderá, também, visualizar o total de horas já trabalhadas.

9.4 – Adjudicação: Cronograma

No separador “Cronograma” (Figura 162), poderá visualizar o cronograma de todas as OS com os seus respetivos estados e datas. Ao passar o cursor por cima da barra temporal de cada uma das OS, é possível visualizar a descrição da OS, a data de início e a data de fim. Selecione uma OS e clique com o botão do lado direito do rato para “Selecionar Colaborador / Utilizador(es)” ou “Modificar Datas” para a Ordem de Serviço selecionada (esta função depende das permissões do utilizador e do estado em que se encontra a OS; se já se encontrar em execução, não permite alterar).

9.5 – Adjudicação: Tarefas Ordem de Serviço

Este separador só é visualizado por quem tem permissões para fazer distribuição de tarefas, nomeadamente administradores. É neste separador que será fará a distribuição do trabalho pelos colaboradores.

9.5.1 – Adjudicação: Criar Tarefas Ordem de Serviço

Após clicar no botão “Nova”, irá abrir a janela “Nova Tarefa OS” (Figura 165). Poderá verificar que alguns dos elementos já se encontram preenchidos (Referência da Tarefa OS, Data de início, data de fim, título, entidade/descrição/adj/OS, estado, utilizador). Selecione a data de início e fim que pretende para a tarefa; caso pretenda que a tarefa seja marcada para o dia todo, ative a caixa de seleção “Todo o dia”; caso pretenda para todo o dia útil, ative a caixa de seleção “Todo dia útil” e, caso pretenda agendar a tarefa para um horário específico, certifique-se de que as duas caixas de seleção “Todo o dia” e “Todo dia útil” estão desativadas. Irá verificar que as caixas de horário ficaram disponíveis para poder selecionar o horário que pretende iniciar e terminar a tarefa (Figura 165 – número 1).

9.6 – Adjudicação: Documentos

Tal como no ponto 8.4 – Propostas: Documentos, a função “Documentos” permite associar um documento ou email à adjudicação que efetuou (Figura 168).

9.7 – Adjudicação: Custos

No separador “Centro de Custos”, poderá aceder aos valores gastos em Recursos Humanos (Figura 173 – número 1), em Serviços Externos (Outsourcing) (Figura 173 – número 2), em Licenciamento e Outros (Figura 173 – número 3).

9.8 – Adjudicação: Plano de Pagamento

No separador “Pagamento”, irá criar planos de pagamento, enviar para faturação, introduzir faturas e notas de crédito e aceder a faturas e notas de crédito referentes à adjudicação em questão (Figura 178). Caso pretenda faturar, é necessário ter o plano de pagamento criado: por exemplo, 30% do valor na data da adjudicação e 70% na data da finalização do projeto (recomenda-se que seja registado o plano de pagamento no ato da adjudicação).

9.9 – Pesquisa Avançada – Adjudicação

Para utilizar a pesquisa avançada de adjudicações, clique para abrir o módulo “Adjudicação” e, posteriormente, no botão “Pesquisar” (Figura 186), o que abre a janela de “Pesquisa de Adjudicações”, onde poderá pesquisar a adjudicação que pretende utilizando um ou mais critérios de pesquisa

10 – Ordens de Serviço (OS)

No módulo “Ordens de Serviço”, é possível controlar o estado em que se encontra um serviço/processo. Uma ordem de serviço necessita de estar sempre associada a uma adjudicação. A ordem de serviço pode ser criada através de uma adjudicação, no módulo “Adjudicação”, ou no módulo “Ordens de Serviço”, através da seleção de uma adjudicação.
Poderá, também, fazer uma gestão documental por OS, criar procedimentos e tarefas na OS, associar emails e arquivar documentos a cada OS. Dentro de cada Ordem de Serviço, pode também consultar os dados. É possível, neste módulo, consultar os recursos humanos que já foram utilizados para executar uma determinada ordem serviço, bem como proceder à integração com sistema de registo de horas de trabalho do funcionário.

10.1 – Nova Ordem de Serviço

Para criar uma Ordem de Serviço, clique em “Novo”, o que irá abrir a janela “Selecionar Adjudicação” (Figura 200). Nesta janela terá de selecionar a adjudicação a que corresponde a ordem de serviço que está a criar. Selecione qual o cliente que pretende, na caixa de combinação Cliente, e, posteriormente, selecione a adjudicação correspondente; clique no botão “Ok” para criar a OS ou em “Fechar” para sair.

10.2 – Ordens de Serviço: Propriedades

Posteriormente, irá abrir automaticamente a janela da ordem de serviço que criou “Modificar Ordem de Serviço” no separador “Propriedades” (Figura 201). Irá verificar que alguns elementos já se encontram preenchidos de acordo com o que preencheu anteriormente na adjudicação; poderá alterar a descrição, no campo “Descrição”, a “Data Início” e “Data Fim Prevista”, “Data de Conclusão” e atribuir um ou mais responsáveis à ordem de serviço no campo “Colaborador”, clicando no botão “Adicionar” e, eliminar, no botão “Eliminar.

10.2.1 – Ordens de Serviço: Adicionar Horas de Trabalho

Após clicar no botão “Horas”, irá abrir a Janela “Registo de Horas de Trabalho” (Figura 202) para fazer o registo. Na primeira caixa (Figura 202 – número 1), encontra o campo “Colaborador” previamente preenchido com o seu utilizador, mas, caso tenha permissão, poderá também inserir horas de trabalho em outros colaboradores. No campo Data está, por defeito, o dia atual; poderá, então, escolher a data em que pretende introduzir horas, no campo “Total Horas de Trabalho”, clicando e inserindo o número de horas trabalhadas na OS/SubOS. No canto inferior direito da janela, poderá, também, visualizar o total de horas já trabalhadas.

10.4 – Ordens de Serviço: OS e SubOS

Quando existem OS com SubOS associadas, o separador OS aparece disponível. Neste caso, é possível introduzir novas OS e SubOs (Figura 212) e eliminar alguma das existentes (Figura 212 – número 1).
Para introduzir novas OS principais, clique no botão “Criar” que se encontra no final das suas OS já criadas (Figura 212 – número 2), o que irá abrir a janela “Lista de Artigos Compostos OS” para poder inserir a nova OS (consultar ponto 8.2.1 – Artigos Compostos OS). Para inserir novas SubOS verifique qual a OS a que pertence a SubOS que pretende adicionar e clique no botão “Criar” (figura 212 – número 3) e siga os passos referidos no ponto 8.2.1 – Artigos Compostos OS para adicionar novas SubOS ou selecionar o artigo que pretende.

10.5 – Ordens de Serviço: Cronograma

Neste separador, poderá visualizar o cronograma da sua Ordem de Serviço. Poderá criar uma nota, no botão “Nota”, modificar no botão “Modificar”, criar nova tarefa OS no botão “Tarefa”, modificar no botão “Modificar” e eliminar no botão “Eliminar” (Figura 213). Na parte superior, poderá também visualizar a data de início da OS e selecionar a Data de Fim Prevista que pretende visualizar no cronograma.

10.6 – Ordens de Serviço: Tarefas Ordem de Serviço

Este separador só é visualizado por quem tem permissões para fazer distribuição de tarefas. É neste separador que se fará a distribuição do trabalho pelos colaboradores.
É possível atribuir tarefas avançadas a cada uma das ordens de serviço, consoante algumas condições:
• Nas OS/SubOS, tem de ter um colaborador atribuído e as OS/SubOS não podem estar no estado “Finalizada”.
• Nos Itens/Procedimentos apenas permite uma tarefa por item/ procedimento e os itens/procedimentos não podem estar no estado “Concluído”.

10.7 – Ordens de Serviço: Documentos

Tal como no ponto 9.6 – Adjudicação: Documentos, a função “Documentos” permite associar um documento ou email à adjudicação que efetuou (Figura 221).

10.8 – Pesquisa Avançada – Ordem de Serviço

Para utilizar a pesquisa avançada de Ordens de Serviço, clique para abrir o módulo “OS” e, posteriormente, no botão “Pesquisar” (Figura 226). A janela de “Pesquisa de Ordens de Serviço” abrirá, onde poderá pesquisar a OS que pretende, utilizando um ou mais critérios de pesquisa.

11 – Tarefas Advanced OS

O módulo Tarefas permite criar tarefas com lembretes e envio de emails, permitindo, assim, uma melhor organização do trabalho. As tarefas podem estar associadas a uma entidade, caso seja necessário. O administrador tem acesso às tarefas de todos os utilizadores, podendo, desta forma, ter um controlo maior sobre o trabalho terminado e o que se encontra por terminar, sobre a integração das tarefas OS e a atribuição aos utilizadores; permite a organização e o planeamento de todos os projetos e dos colaboradores pertencentes aos mesmos.

12 – App: Gestão de Correio Eletrónico para smartphones

O que constitui esta aplicação: Caixa de e-mails sincronizados com o software, configuração de dias que o utilizador pretende sincronizar, permite criar novos e-mails, visualizar, responder e reencaminhar e-mails, sincronização com as pastas Recebidos, Enviados, Rascunhos e eliminados do software MOMsystem.